【活動(dòng)策劃】大型會(huì)議活動(dòng)策劃的場(chǎng)地如何布置?需要注意什么?
時(shí)間:2021-03-04 作者:哈爾濱鑫時(shí)空活動(dòng)策劃 公司在布置會(huì)議場(chǎng)地的時(shí)候一定要切合會(huì)議主題,這樣才能夠不偏離會(huì)議舉行的主題,不管是在音樂(lè)風(fēng)格的選擇上,還是在放置會(huì)議桌子的類(lèi)型方面都必須要有一個(gè)比較清晰的要求才行。今天哈爾濱活動(dòng)策劃公司就來(lái)分享一下大型會(huì)議 活動(dòng)策劃 的場(chǎng)地如何布置?需要注意什么? 大型會(huì)議 活動(dòng)策劃 的場(chǎng)地如何布置? 1、主題 在布置的時(shí)候最主要的就是要切題,要符合會(huì)議的主題,在布置會(huì)議場(chǎng)地的時(shí)候千萬(wàn)不可以想什么
活動(dòng)策劃公司在布置會(huì)議場(chǎng)地的時(shí)候一定要切合會(huì)議主題,這樣才能夠不偏離會(huì)議舉行的主題,不管是在音樂(lè)風(fēng)格的選擇上,還是在放置會(huì)議桌子的類(lèi)型方面都必須要有一個(gè)比較清晰的要求才行。今天哈爾濱活動(dòng)策劃公司就來(lái)分享一下大型會(huì)議活動(dòng)策劃的場(chǎng)地如何布置?需要注意什么?
大型會(huì)議活動(dòng)策劃的場(chǎng)地如何布置? 1、主題
在布置的時(shí)候最主要的就是要切題,要符合會(huì)議的主題,在布置會(huì)議場(chǎng)地的時(shí)候千萬(wàn)不可以想什么做什么,更加不可以天馬行空,而是要根據(jù)主辦方他們的要求,會(huì)議舉行的性質(zhì)等等各個(gè)方面進(jìn)行布置,這樣才能夠突出這一次會(huì)議的宗旨以及目的,舉個(gè)例子,如果要舉行度假型的會(huì)議可以在游艇上舉行,整個(gè)會(huì)議場(chǎng)地的風(fēng)格可以設(shè)置的非常的個(gè)性,輕松化。這都是會(huì)議公司在進(jìn)行活動(dòng)策劃的時(shí)候應(yīng)該提前制定好的。
2、正規(guī)
雖然參加會(huì)議的人他們不會(huì)對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布置有什么特殊的喜好,但是他們?cè)谶M(jìn)入會(huì)場(chǎng)的那一個(gè)瞬間腦子里面就會(huì)有一個(gè)非常直觀(guān)的心理感受,所以我們最好要讓會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)變得比較整潔有序,這才能顯示出會(huì)議的正規(guī)性。
3、樸素
會(huì)議主辦者一般比較關(guān)心看重的是會(huì)議的效果,說(shuō)實(shí)話(huà)如果要會(huì)議主辦者從返繁華的會(huì)議場(chǎng)地以及舒適的會(huì)議環(huán)境進(jìn)行選擇的話(huà),基本上大部分的主辦者都會(huì)選擇舒適的會(huì)議環(huán)境,而且主辦者更加關(guān)心的是會(huì)議公司在設(shè)置場(chǎng)地的時(shí)候所需要使用的花費(fèi),最好是能夠用最經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的方法達(dá)成他們的想法,所以在進(jìn)行會(huì)議場(chǎng)地布置的時(shí)候盡量做到樸素。
舉行大型會(huì)議活動(dòng)策劃需要注意什么?
1、考慮好開(kāi)場(chǎng)時(shí)間
如果是內(nèi)部活動(dòng),與會(huì)者也許就在現(xiàn)場(chǎng)上班,那么開(kāi)場(chǎng)時(shí)間就很靈活了。但是,如果他們都是9點(diǎn)鐘上班,10點(diǎn)種再開(kāi)始活動(dòng)就不是很合適了。因?yàn)樗麄兒芸赡芤瞻l(fā)電子郵件、回電話(huà)或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來(lái)參加會(huì)議的話(huà),活動(dòng)開(kāi)場(chǎng)時(shí)間就不宜過(guò)早。因?yàn)槿羰窃诟叻迤谮s路,他們就得承擔(dān)較高的路費(fèi),或在路上浪費(fèi)很多時(shí)間。么就做折衷安排,11點(diǎn)開(kāi)始,12點(diǎn)半午餐,1點(diǎn)半到3點(diǎn)鐘開(kāi)會(huì)。
2、可以考慮以午宴作為開(kāi)始
如果在下午舉辦活動(dòng)是個(gè)不錯(cuò)的選擇,可以以自選午餐作為活動(dòng)的開(kāi)始,這樣就可以使多數(shù)與會(huì)者在活動(dòng)開(kāi)始時(shí)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。這樣做的不足是很難準(zhǔn)確預(yù)測(cè)按時(shí)參加午宴的人數(shù),所以配備多少食物也是個(gè)難題。
3、不要取消晚上的活動(dòng)
是否取消晚上的活動(dòng)是值得做個(gè)市場(chǎng)調(diào)查的。這樣就可以看看有多少潛在的會(huì)議代表認(rèn)為這種晚上進(jìn)行的半天會(huì)議是完全可以接受的。例如,忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點(diǎn)過(guò)來(lái)參加這個(gè)活動(dòng)。注意不要忽略有家庭責(zé)任的人,比如需要接孩子回家的人。與此同時(shí),晚上也更容易找到合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場(chǎng)地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室,它們空著也是空著,而且晚上可以停車(chē)的地方也很多。同樣,由于有人會(huì)直接從工作的地方趕來(lái)參加活動(dòng),安排些茶點(diǎn)也是很合情理的。
4、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎
尤其是有些人也許要趕幾個(gè)小時(shí)路去參加一次半天活動(dòng),或是從那里返回。如果不能達(dá)到他們的預(yù)期效果,他們會(huì)非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標(biāo)聽(tīng)眾、合作組織,以及活動(dòng)既定效果等等。您可以參考本書(shū)中關(guān)于組織大型會(huì)議中專(zhuān)題討論會(huì)部分的詳細(xì)建議,并以此來(lái)調(diào)整自己活動(dòng)的基本理念、效果以及時(shí)間。
5、可以考慮再舉辦一次這樣的活動(dòng)
有時(shí)舉辦2至3次半天活動(dòng)是很值得的。您可以在同一天的不同時(shí)段、一周的不同時(shí)間舉辦活動(dòng),也可以在不同的會(huì)場(chǎng)舉辦活動(dòng)。這樣,潛在的與會(huì)者就可以任意選擇了。但這樣的活動(dòng)常常不會(huì)有主題演講——幾乎沒(méi)有人愿意把同樣的演講重復(fù)好幾次。但是宣傳活動(dòng)就不同了,主辦人會(huì)發(fā)現(xiàn)重復(fù)舉辦活動(dòng)會(huì)吸引更多的目標(biāo)聽(tīng)眾。
6、謹(jǐn)慎起草章程大綱
您當(dāng)然理想化地希望會(huì)議開(kāi)始時(shí),會(huì)議代表就到齊了所以會(huì)議開(kāi)始時(shí)應(yīng)當(dāng)安排些看似相當(dāng)重要的內(nèi)容。然而,即使是時(shí)間很短的活動(dòng),也常會(huì)有代表遲到。所以最好在正式開(kāi)始活動(dòng)15 分鐘后再安排最重要的活動(dòng)內(nèi)容。這樣大家就可能都到齊了,不會(huì)遺漏掉重要事項(xiàng)。
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